E-mailadressen van potentiële klanten die rondzwerven in een spreadsheet op de harde schijf, de nieuwsbrief die je naar je hele e-mailbestand stuurt en personen die je website in het verleden hebben bezocht, ongevraagd advertenties voorschotelen op social media. Zomaar een greep uit een aantal scenario’s die geregeld plaatsvinden bij organisaties. Maar die verstrekkende gevolgen hebben, omdat ze in strijd zijn met de GDPR. GDPR compliant zijn vraagt best wat van organisaties en hun marketinginspanningen. Maar gelukkig gaan de GDPR en HubSpot hand in hand samen. Op deze pagina vertellen we hoe je ervoor zorgt dat je aan de regels voldoet, zonder dat je marketing eronder lijdt.

Of laat je direct informeren door een van onze specialisten 

Wat houdt de GDPR in? 

GDPR staat voor General Data Protection Regulation en wordt in Nederland ook wel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) genoemd. Waarschijnlijk heb je die term wel eens gehoord, zeker nadat er sinds mei 2018 extra streng op wordt gehandhaafd. Deze privacywet zorgt ervoor dat de persoonsgegevens van EU-inwoners beter worden beschermd.

De privacywet bestaat al langer. Sinds mei 2018 is deze aangescherpt. Waar je voor die tijd gedachteloos cookies accepteerde of weigerde, zie je sinds een aantal jaren een uitbreiding erop. Je kunt een keuze maken uit de verschillende cookies die je wel of niet wilt accepteren. Als internetgebruiker is dit waarschijnlijk het grootste verschil dat je ziet, maar die cookiemelding het is slechts een klein onderdeel van de veranderingen op het gebied van GDPR.

Als ondernemer moeten je klanten, medewerkers en leveranciers weten welke gegevens jij van ze hebt. Ze moeten expliciet toestemming geven dat jij deze gegevens opslaat én deze kunnen inzien, toestemmingen intrekken of gegevens definitief laten verwijderen. Het is dus belangrijk dat jij één systeem hebt waarin alles goed wordt opgeslagen en verwerkt. Ten minste, als je niet in strijd met de wet wil zijn, je klanten de beste ervaring wilt geven en hoge boetes wil ontlopen. Met HubSpot maak je jouw bedrijf GDPR-proof, zonder dat je het Wetboek uit je hoofd moet leren.

Zo voldoet je website aan de GDPR wetgeving 

Even een cookiemelding aanzetten en achterover leunen is niet voldoende. Erop gokken dat je daarmee wegkomt, is hetzelfde als met een gebroken been de marathon lopen. Je maakt de zaken alleen maar erger en het wordt er niet beter op in de toekomst. Doordat de termen privacywetgeving, AVG en GDPR wijd bekend zijn, worden consumenten ook mondiger. Ongevraagd mailen of advertenties voorschotelen? Je maakt er geen vrienden mee.

Daarnaast zijn de boetes niet mild. De maximale boete bedraagt maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen. Investeren in een systeem dat ervoor zorgt dat jouw website voldoet aan de GDPR wetgeving, is een stuk voordeliger.

Wat je vooral niet moet doen, wil je aan de GDPR wetgeving voldoen... 

❌ Een cookiewall voor de homepage bouwen, waarbij de bezoeker wordt verplicht alle cookies te accepteren.
❌ Iedereen die een bestelling doet op je website, automatisch de maandelijkse nieuwsbrief toesturen.
❌ Aan het einde van het bestelproces je bezoeker verplichten zich te abonneren op de nieuwsbrief.
❌ Geen afmeld-button toevoegen aan iedere nieuwsbrief.
❌ Gegevens verzamelen van bezoekers die expliciete cookies hebben afgewezen.

De bovenstaande voorbeelden zijn slechts een greep uit de zaken die je niet moet doen, wil je je website GDPR-proof maken. Daarnaast is het belangrijk om je beloften op te volgen: als je bezoeker expliciet aangeeft dat je geen marketing-cookies mag verzamelen, is het belangrijk dat zij worden uitgesloten van remarketing-campagnes. Dat is nog best een technisch verhaal. Terwijl jij vooral wil doen waar je goed in bent: ondernemen. Gelukkig is dat geen probleem als je HubSpot gebruikt: dit systeem maakt je website GDPR-proof, zonder gedoe.

Dit moet je wél doen, wil je GDPR compliant zijn 

✓ De klant-, medewerkers- en leveranciersgegevens veilig bewaren op één plek waar iedereen het kan inzien
✓ Je klanten, medewerkers en leveranciers de mogelijkheid geven om gegevens in te zien, te wijzigen en te verwijderen
✓ Alleen gegevens te verzamelen waar de gebruikers specifiek toestemming voor geven
✓ Een cookiemelding toevoegen die de juiste toestemmingen verwerkt én erop acteert
✓ In je privacybeleid in heldere taal benoemen hoe je persoonsgegevens verwerkt op je website
✓ Je site GDPR-proof maken met HubSpot

GDPR & HubSpot 

HubSpot is de alles-in-één tool voor al je online- en marketinginspanningen. Je vergroot je vindbaarheid en conversie in de marketing hub, verbindt met nieuwe leads met behulp van de sales hub, verbetert de klantcommunicatie in de service hub, hebt alle klantdata up-to-date in het CRM en schotelt een website voor die werkt met het CMS. Je hebt geen losse software meer nodig die door middel van duct-tape-oplossingen worden gekoppeld. En dat is handig met het oog op de privacywetgeving: alle gegevens staan in één database. Alle voorkeuren, klantgegevens en features vind je hier terug. Geen gedoe meer met lastige koppelingen, rondslingerende spreadsheets en het missen van overzicht. Een aantal functionaliteiten binnen HubSpot, zodat jij GDPR-proof aan de slag gaat:

GDPR functionaliteit 

HubSpot heeft een aparte GDPR functionaliteit. Zet deze aan, dan zie je alle instellingen die je nodig hebt om alles privacy-proof in te stellen.

Cookiemelding 

Cookiemeldingen die niet fatsoenlijk functioneren óf die aan de voorkant goed werken, maar aan de achterkant alsnog data verzamelen. Verleden tijd met HubSpot. Je hoeft niet zélf de techniek in te stellen, maar hoeft alleen maar aan de hand van een aantal stappen zelf de melding in te stellen. Je kunt onderscheid maken in Noodzakelijke, Analytics, Advertentie en Functionaliteit cookies.

De juiste formulieren aan je CRM- en e-mailprogramma koppelen 

Grote kans dat alle lead- en klantdata in één bak terechtkomt. Van contactaanvragen tot downloads en van nieuwsbriefinschrijvingen tot klantbestellingen via de shop. In HubSpot maak je aparte formulieren, per doel. Ook kun je extra velden toevoegen om de bezoeker extra opties te geven. Laat altijd de keuze bij de gebruiker, zodat je GDPR-proof te werk gaat.

Je marketing e-mails versturen via HubSpot 

De maandelijkse nieuwsbrief, automatische opvolgingen na een download en de verjaardagsmail die precies een week voor de verjaardag van de inschrijver de deur uit gaat. Via HubSpot kan je makkelijk marketing mails sturen. Door de koppelingen met de website en het CRM-systeem is deze informatie altijd realtime. Wil de ontvanger zich uitschrijven of zijn de gegevens gewijzigd? Je loopt nooit meer achter de feiten aan met je mails.

Gegevens laten aanpassen of verwijderen 

Binnen Hubspot kun je de gebruikersgegevens laten inzien en (definitief) verwijderen. Doet de gebruiker dit niet zelf, maar wordt de vraag aan jou gesteld? Dan is het belangrijk dat je binnen 30 dagen op dit verzoek reageert.

Binnen HubSpot kun je dit zelf makkelijk en snel inrichten. Liever hieraan geen tijd kwijt zijn? Als Diamond HubSpot Partner kunnen we je ermee helpen. 

De voordelen van HubSpot in combinatie met de GDPR op een rijtje 

✓ Gemakkelijk in te stellen, zonder dat je zelf veel technische of juridische kennis nodig hebt
✓ Geen gedoe met losse softwareprogramma’s, maar alle voorkeuren in één platform instellen
✓ Geef je tijd om te focussen op wat belangrijk is: ondernemen

Weten wat we voor jou kunnen betekenen op het gebied van GDPR compliancy?