Een foto van mijn eigen 'duizendpoot marketeer' bureau.

Afgelopen woensdag zat ik gezellig een kopje koffie te drinken met @MajesteitBart. Bart is een goede maat van me, en werkt ook in de marketing. Zoals zo vaak gebeurd tijdens onze gesprekken, verschoof het onderwerp al snel naar datgene waar wij het meest mee bezig zijn: Marketing. Ik vroeg aan Bart: “Wat vind jij nou het meest lastige van marketing.” “Het behouden van het overzicht” vertelde hij. Zijn antwoord, wat ik ook bij mezelf herkende, is de directe aanleiding voor dit blog.

Budgetten managen, campagnes uitvoeren, strategieën bedenken, communicatieplanningen beheren, kwalitatieve content creëren en het bijbenen van de constante vraag om leads door het salesteam. De hedendaagse marketeer is van een echte duizendpoot,  zeker binnen de kleinere organisaties. Hoe kan je als marketeer zo’n uitgebreid (of soms zelfs chaotisch) takenpakket beheersen? Door goed georganiseerd te blijven.. “Ja, logisch!” hoor ik je al zeggen. Goed georganiseerd blijven in de snel schakelende en constant veranderende marketingwereld is zo makkelijk nog niet. Wanneer het er op aan komt, is het behouden van een goed overzicht en organisatie cruciaal voor succes. Om je te helpen bij het behouden van het overzicht van je marketing campagnes bespreek ik vier zaken die elke marketeer nodig heeft om in de chaos van verschillende campagnes goed georganiseerd te blijven.

Heldere tijdspaden

Wanneer gaat die nieuwsbrief eruit? Wanneer kan de volgende lead nurturing campagne van start gaan? Overlappen deze twee elkaar niet? Wanneer moest de opmaak van het ebook klaar zijn? Er lopen vaak veel verschillende deelprojecten langs elkaar, met allemaal hun eigen deadlines. Hierdoor is het vaak een hele uitdaging is om het overzicht te behouden. Elke marketeer zou een manier moeten hebben om het overzicht te behouden van de tijdspaden van de verschillende marketingactiviteiten. Misschien nog wel belangrijker is het hebben van een overzicht van hoe al deze losse deze losse marketingactiviteiten zich verhouden tot en bijdragen aan de bredere marketingstrategie. Mist dit overzicht dan bestaat het gevaar dat je potentiële klanten overspoelt met marketinguitingen, waardoor juist datgene ontstaat wat je probeert te vermijden: irritatie.

Communicatie

Om je team op het juiste spoor te houden, is het belangrijk dat allen die bedragen aan de marketingactiviteiten op de hoogte blijven van de content en de taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Werk je met een groep bloggers / contentmakers verspreid door de hele organisatie, dan is kan het een grote uitdaging zijn om de communicatie goed te stroomlijnen. Deze belangrijke projectmanagement taak komt vaak op het bord van de marketeer te liggen. Om de campagnes soepel te laten verlopen, moeten alle belanghebbende op het juiste moment weten wat er speelt, wat er van hen verwacht wordt en hoe het tijdspad eruit ziet.

Processen & Procedures

Met de neuzen van het hele team dezelfde kant op, wordt het een stuk gemakkelijker om marketing campagnes en activiteiten te beheren. Duidelijke procedures voor content creatie en campagneplanning helpen bij het stroomlijnen van de processen. Zorg ervoor dat deze procedures bekend zijn bij en gebruikt worden door alle stakeholders. Er zijn legio manieren waarop deze procedures ingevuld kunnen worden. Dit is iets waar jezelf de manier voor moet vinden die voor jou, jouw stakeholders en jullie situatie het meest geschikt is. Belangrijk hierbij is dat, wanneer eenmaal een beslissing gemaakt is, eenieder zich hieraan vasthoudt en deze lijn consequent blijft volgen. Op zo’n manier blijven de neuzen dezelfde kant op staan en worden overbodige en overlappende activiteiten vermeden.

Meten & Verbeteren

Meet wat werkt en wat juist niet werkt. Stuur bij op basis van deze informatie. Dit is cruciaal voor elke marketingstrategie. Bij de start van een nieuw project is er waarschijnlijk nog niet genoeg informatie om te bepalen welke frequentie, content en onderwerpen de beste resultaten geven. Is het project eenmaal op gang gekomen, houd dan in de gaten welke content het grootste effect heeft. Stel jezelf hierbij vragen als:

• Over welke onderwerpen het gaat?
• Waar in de campagne bevindt deze content zich?
• Welke buyer personas houden zich bezig met deze content?

Nadat je deze informatie hebt verzamelt en je de conclusies getrokken hebt, is het tijd om terug te grijpen naar je strategie of campagneplan en deze verder te optimaliseren. Onthoudt dat dit een iteratief proces is. De hele looptijd van de campagne blijft dit zich herhalen: Ontwerpen à Uitvoeren à Meten à Bijsturen à Uitvoeren à Meten à Etc.

Tools

Voordat je verder leest, wil ik je graag het volgende op het hart drukken:  Bedenk je dat de aanschaf van een nieuwe technologie of software lang niet altijd de direct oplossing is voor het hele probleem. Ook al heb je een prachtig softwarepakket aanschaft, maar gaat het fout op de punten die hiervoor besproken zijn, dan zal je probleem nog steeds niet verholpen zijn.

Op #TheCase13 vertelde Ricoh Netherlands dat zij probeerde met behulp van excelsheets niet meer te verdwalen in het doolhof van marketingactiviteiten. Je raadt het al: Op die manier haal je niet het niveau van overzicht, inzicht en controle dat nodig is om intelligente en doelgroepgerichte campagnes uit te voeren. Ricoh behoudt nu het overzicht dankzij de software van Eloqua, wij doen dat met HubSpot. Anderen gaan juist niet voor een totaaloplossing, en kiezen meerdere, losse tools die handmatig met elkaar verbonden worden. Waar je ook voor kiest, zorg in ieder geval dat het de tool is die het best aansluit bij jouw behoeften.