Je salesteam groeit en dat is niet voor niks. Samen schrijven jullie veel voorstellen, klanten zijn akkoord en de targets worden ruimschoots gehaald. Fantastisch! Toch?
Totdat het hoofd financiën je een aantal vragen stelt. Hoe zit het met factuur X? Hoe is dat ene product aan dat specifieke bedrijf verkocht? En hoe is het eigenlijk afgelopen met dat voorstel aan die grote prospect?
Je haalt je targets, maar je verliest grip. Het overzicht is weg en er glippen dingen door je vingers heen. En door de chaos belanden er uiteindelijk verkeerde voorstellen bij verkeerde mensen. Er is onduidelijkheid in de processen. En omdat er nauwelijks gedocumenteerd wordt, zijn fouten moeilijk op te sporen.
Toen je hieraan begon, met een verwachte groei van 100% per jaar, zag je dit voor je:
Zoveel groei, wat zou er nou mis kunnen gaan met sales? Een tijd later kwam de reality check. Je schrijft zoveel voorstellen, hoe zorg je ervoor dat je bezig blijft met de top van de sales funnel? De bestaande relaties wil je goed onderhouden, maar er lekt veel tijd weg aan salesmeetings met grote klanten.
In deze blogserie neem ik je mee op mijn reis als eindverantwoordelijke een groeiend salesteam binnen een groeiende organisatie, met alle pijnen die daarbij horen. In dit blog behandelen we deze uitdagingen:
Timemanagement, een van de grootste uitdagingen van veel mensen, en al helemaal in een groeiende organisatie. Je wordt opgeslurpt door de waan van de dag. De voorstellen voor vandaag en morgen verdwijnen steeds meer naar de achtergrond. Dat lijkt de eerste maanden geen probleem, maar langzaam maar zeker verkoop je je pijplijn leeg. En dan? Wat doe je in het volgende kwartaal? Je moet immers elke maand je omzettargets halen, en elke maand begin je weer op de spreekwoordelijke 0.
De tip: Om mijn tijd beter te managen, heb ik twee dingen gedaan. Als eerste plan ik elke dag minimaal een uur in voor top of de funnel activiteiten. Denk hierbij aan het opvolgen van inbound leads, het doen van connect calls of het verbeteren van het proces. Deze taken schieten er door de drukte snel bij in en door ze in te plannen heb ik dagelijks een reminder en lukt het me makkelijker om er toch mee aan de slag te gaan.
Het tweede is het aannemen van een nieuwe collega. Want uiteindelijk kan je als individu maar een bepaald aantal taken doen. Je overheadkosten stijgen natuurlijk door het aannemen van een nieuwe medewerker, maar als het goed is verdient deze medewerker zichzelf terug. Waak er wel voor dat je niet overhaast iemand aanneemt, hoe druk je ook bent! Want een medewerker op een verkeerde plek kost je uiteindelijk veel meer tijd en geld dan wanneer je het in het begin goed doet.
Als je dan eenmaal een goede persoon gevonden hebt, doe er dan alles aan om deze binnen te halen. Investeer tijd in coaching en training en je zult zien hoeveel plezier dit oplevert voor het bedrijf, maar ook voor jezelf.
De salesmachine is een machine met veel verschillende communicatiestromen. In een kleine organisatie zijn deze stromen meestal nog prima te overzien. Er is één persoon die alles beheert en op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. Zodra er meerde personen in het salesteam werken, kan er chaos ontstaan. Persoon 1 doet een voorstel aan een prospect, waar persoon 2 niks van weet. Als persoon 2 de prospect vervolgens spreekt tijdens een netwerkbijeenkomst, staat hij met zijn mond vol tanden.
Of misschien berekenen persoon 1 en persoon 2 hun prijzen wel op een andere manier. Zo kan een voorstel van de ander een stuk hoger of lager uitvallen dan de bedoeling is.
Dit soort fouten wil je natuurlijk voorkomen. Maar hoe?
De tip: SCHRIJF ALLES OP. Leg je processen vast. En stem je processen af met elkaar op basis van ieders wensen. Leest je financieel manager het liefst van papier? Druk dan alle ondertekende voorstellen af. Mag je een voorstel sturen? Begin dan al met de overdracht naar je projectleiders zodat ze goed op de hoogte zijn van wat er aankomt, maar ook invloed kunnen hebben op het proces dat je aanbiedt bij je leads.
Kortom: zorg ervoor dat je alles bespreekt en vastlegt. Dit kost in het begin veel tijd, maar bespaart je nog veel meer tijd als alles goed loopt.
Het maken van een voorstel voor een prospect kan je veel tijd kosten, maar het hoeft niet. Als je dit snel wilt doen, kopieer en plak je onderdelen uit een eerder voorstel, pas je de naam aan en voilà. Maar of je dit een persoonlijk voorstel kunt noemen… Ik denk het niet! Een persoonlijk voorstel spreekt echter veel meer aan dan een standaard offerte. Maar dit vraagt ook een grotere tijdsinvestering.
Hoe maak je dan toch, ondanks de tijdsdruk, een goed persoonlijk voorstel voor je prospect?
De tip: Eigenlijk heb ik geen tip voor het sneller maken van een persoonlijk voorstel. Het is juist belangrijk om je tijd te nemen voor het voorstel. Je hebt in je salesproces veel tijd in je leads gestopt, raffel dan niet het laatste zetje in de rug van je leads af.
Wat je wel kan helpen is het volgende. Zorg dat je alleen een voorstel maakt als je ook een echte slagingskans hebt. Wij proberen pas een voorstel te maken als we 75% slagingskans hebben! Dat betekent dat we soms nee verkopen als een lead vraagt om een voorstel. Dit betekent ook dat we minder voorstellen maken dan veel andere bedirjven, waardoor we de goede hoeveelheid tijd hierin kunnen stoppen.
Als laatste nog een tip voor het personaliseren van je voorstellen. Schrijf alle informatie die je leads je geven in jullie conversaties op. Deze informatie kun je hergebruiken in je voorstel, waardoor het persoonlijk wordt.
In mijn volgende blog geef ik je tips over drie andere uitdagingen die je tegenkomt in een groeiend salesteam, namelijk:
Wil je meer weten over inbound sales? Download dan hier ons inbound sales e-book.